Vaig conèixer Minerva fa sis anys en un seminari de millora de la qualitat del treball. Aquest any Minerva estrena un nou càrrec de direcció d’un departament de trenta persones. El mes de juliol ens vam posar al dia després de molt temps sense veure’ns. Em va explicar els seus plans i em va demanar que d’estar en el seu lloc per on començaria.
“Per les reunions”, vaig contestar. Les reunions són el mirall d’una organització. Si estàs atent a les coses que passen abans, durant i després d’una reunió obtindràs molta informació de com treballen i prenen decisions les persones de la teva organització.
La resposta de Minerva
Al setembre em va escriure explicant la seva experiència després de tantes reunions, algunes organitzades per ella mateixa:
“Les reunions comencen tard per la costum d’esperar a l’últim, la gent tímida no intervé —encara que sovint són les persones més expertes—, els que més interrompen són al final els que més temps parlen, apareixen temes contínuament i els qui defensen les seves posicions amb més vehemència són els que més influeixen en les decisions”.
Reunions inclusives
“Estimada Minerva. Els oblits són un símtoma de desmotivació i els silencis són un senyal de desconfiança. Després d’anys de reunions sense estructura, s’acaben veien com una pèrdua de temps. Tal volta hi va haver un dia en el qual els qui ara són tímids ho varen intentar i la seva opinió no va ser respectada.
Ara que ja saps que les reunions sense normes són l’escenari idoni perquè hi destaquin els que més interrompen i els que defensen les seves posicions amb més passió, et sembla aquest l’escenari més desitjable per desenvolupar els teus projectes?, en definitiva, estàs disposada a fer-hi alguna cosa?
Donar la paraula a totes i tots
Millorar el mètode de convocatòria i de gestió de les reunions és una oportunitat per iniciar a una organització en una cultura de treball més participativa, més inclusiva i més productiva.
Amb els coneixements per convocar i gestionar reunions professionals es millora la productivitat perquè s’eliminen les reunions innecessàries i es redueix la durada de la resta, i també s’aconsegueix el compromís de les persones amb més talent de l’equip.
No esperar a començar i fer-ho amb un prototip
Minerva va trigar dos setmanes a respondre aquesta pregunta: “Sí, vull fer i faré alguna cosa. Avui mateix tornava a estar a una reunió que s’ha allargat mig matí sense servir per gaire cosa. Si no us he respost abans és perquè encara no sé com explicar a tot el meu equip que a aquestes alçades encara necessitem aprendre a fer reunions”.
“Estimada Minerva, comencem per alguna cosa petita. No és necessari sacsejar tota l’organització des d’un bell inici. Comencem per un petit taller, amb poques hores és suficient, pots començar sola o acompanyada de gent de la teva confiança. Si el mètode i els resultats et semblen adequats, hi anem afegint persones. Així és com et proposem avançar”.
Contacta amb nosaltres
Si considera que aquest cas és similar a la situació que viu la seva organització, contacti amb nosaltres per mitjà del formulari que li oferim a continuació. Li explicarem tots els detalls del projecte de millora de les reunions.
